Regels: tussen houvast en verstikking

Regels zijn onmisbaar in organisaties. Ze bieden duidelijkheid, zorgen voor eerlijkheid en helpen ons sturen op belangrijke waarden. Maar wie heeft het niet meegemaakt: die ene regel die je in de weg zit wanneer je écht iets wilt bereiken voor een klant of cliënt. Of die stapel formulieren die je moet invullen terwijl je eigenlijk aan het werk zou moeten zijn. De vraag is niet óf we regels nodig hebben, maar hóe we ermee omgaan. Want tussen de regels blijkt vaak meer ruimte te bestaan dan we denken.

In Nederland leven we met een rijke geschiedenis van regelgeving. Van de Gouden Eeuw met haar uitgebreide gildenregels tot de moderne verzorgingsstaat met zijn veelheid aan wetten, besluiten en protocollen. Deze ontwikkeling heeft ons veel gebracht: bescherming van werknemers, eerlijke concurrentie, veiligheid in de zorg. Maar er is ook een schaduwzijde: de 'risico-regelreflex' waarbij na elk incident reflexmatig nieuwe regels worden opgesteld, zonder kritisch te kijken of dit werkelijk bijdraagt aan de oplossing.

De regel-ruimteparadox

Een fascinerend inzicht is wat Boukje Keijzer de regel-ruimteparadox noemt: ruimte ontstaat juist dóórdát er begrenzingen zijn. Heldere kaders bieden rust en duidelijkheid als context waarbinnen creativiteit maximaal kan floreren. Het gaat er niet om alle regels af te schaffen - dat zou leiden tot chaos en willekeur. Het gaat erom de juiste balans te vinden, waarbij regels hun beoogde doel dienen zonder professionele autonomie te verstikken.

De praktijk leert dat veel vermeende regels helemaal niet bestaan. Ze zitten vastgeroest in ons hoofd, of zijn allang afgeschaft maar niemand weet het. De eerste stap naar meer ruimte is dan ook simpel: vraag je af of die regel waar iedereen zich op baseert überhaupt wel bestaat. En zo ja, wat de werkelijke bedoeling ervan is.

Wanneer regels juist minder veiligheid opleveren

Een hardnekkige misvatting is dat meer regels automatisch leiden tot meer veiligheid of kwaliteit. De praktijk wijst anders uit. Denk aan de medewerker die dagenlang de oplopende temperatuur van de vriezer keurig noteerde - 19 graden Celsius! - zonder alarm te slaan. De lijst klopte immers, dus niemand deed iets verkeerd. Het ontdooide voedsel kon de vuilnisbak in, maar het protocol was nageleefd.

Dit is waar de systeemwereld de leefwereld wegdrukt: regels worden een doel op zich in plaats van een middel om belangrijke waarden te waarborgen. De oplossing ligt in het terugkeren naar de bedoeling. Wat proberen we eigenlijk te bereiken met deze regel? En draagt hij daar ook werkelijk aan bij?

Ongeschreven regels: de verborgen kracht

Naast de formele regels bestaat er een ondergrondse laag van ongeschreven regels die minstens zo krachtig zijn in het bepalen van gedrag. Dit zijn de terugkerende patronen binnen teams en organisaties: 'We hebben een scherp oordeel over elkaars werk maar dat spreken we nauwelijks uit', of 'Je moet van goeden huize komen willen we nieuw beleid zomaar accepteren'.

Deze ongeschreven regels zijn het hart van de organisatiecultuur en moeilijk te veranderen. Maar juist door ze bespreekbaar te maken, ontstaat de mogelijkheid om hardnekkige patronen die de prestaties in de weg staan te doorbreken. En patronen die het team juist helpen te koesteren en versterken.

Regels in verschillende contexten

De manier waarop we met regels omgaan verschilt sterk per context. In het onderwijs zijn duidelijke klassenregels essentieel voor effectief leren. In de zorg kan te veel regeldruk juist leiden tot minder aandacht voor de patiënt. En in de politiek bepalen ongeschreven regels en routines vaak meer dan de formele procedures.

Wat deze verschillende contexten gemeen hebben: overal is de uitdaging om regels dienstbaar te houden aan hun oorspronkelijke bedoeling. Om te voorkomen dat middelen doelen worden, en procedures belangrijker worden geacht dan de mensen voor wie ze bedoeld zijn.

De audit society: toezicht op toezicht

Een bijzonder fenomeen van onze tijd is wat wel de 'audit society' wordt genoemd: een uitdijende stroom van accreditaties, audits, verantwoordingsrapportages, kwaliteitssystemen en controlemethodes. Een derde partij beoordeelt of organisaties aan normen voldoen, waarbij de toets vaak het karakter heeft van een eindexamen in plaats van een leermogelijkheid.

Het paradoxale is dat deregulering vanuit de overheid vaak heeft geleid tot meer herregulering via al deze toezichthoudende instanties. Sterker nog: de normen van verschillende toezichthouders kunnen haaks op elkaar staan, zoals productieruimtes die tegelijk aan extreme hygiëne-eisen én brandveiligheidseisen moeten voldoen.

Zelf aan de slag: van slachtoffer naar regisseur

Een cruciaal inzicht is dat professionals zélf veel meer kunnen doen aan regeldruk dan ze denken. Te vaak duiken mensen in de slachtofferrol vanuit de aanname dat zij niets aan de regelrealiteit kunnen veranderen. Maar de praktijk leert dat dit een hardnekkige misvatting is.

De eerste stap is bewustwording: welke regels zijn er eigenlijk? De tweede is kritisch kijken: wat is de bedoeling, en werkt de regel? De derde is actie: zoek de rek, pas maatwerk toe, durf uitzonderingen te maken waar de situatie daarom vraagt. En soms: heb het lef om als Pippi Langkous je eigen regels te maken.

De toekomst: naar een nieuwe balans

Staan we aan het begin van een grote ommekeer? De signalen zijn er: steeds meer organisaties experimenteren met minder regels en meer vertrouwen. In de zorg, in het onderwijs, bij gemeenten. De tegenbewegingen tegen de regelcultuur worden sterker en zichtbaarder.

Maar de grote verandering is nog niet voltooid. De machtsbalans valt vooralsnog in het voordeel van de beheers- en controledrift uit. Voor een échte omslag is nodig dat de beweging naar meer ruimte zich verenigt en een consistente taal spreekt. Dat professionals, bestuurders en beleidsmakers gezamenlijk durven kiezen voor vertrouwen boven wantrouwen, voor principes boven protocollen, voor de bedoeling boven de letter van de regel.

De uitkomst van deze ontwikkeling is onzeker. Maar één ding is duidelijk: tussen de regels is er veel meer ruimte dan we denken. En die ruimte vinden en benutten - dat kunnen we zelf doen, vandaag nog. Het vraagt lef, creativiteit en doorzettingsvermogen. Maar bovenal vraagt het dat we de bedoeling van ons werk weer centraal stellen: échte waarde creëren voor de mensen die we dienen. Want daar gaat het uiteindelijk allemaal om.